เริ่มลองใช้ VLOOKUP: สูตร Excel ประจำออฟฟิศ สำหรับค้นหาข้อมูลแบบง่ายๆ

ในบรรดาสูตรยอดนิยมของคนที่ต้องใช้วิเคราะห์ข้อมูลหรือจัดทำรายงานต่างๆ นั้น VLOOKUP มักเป็นหนึ่งในสูตรที่มักมีการใช้หรือถูกพูดถึงเสมอ เพราะมันประยุกต์ใช้ได้หลากหลายมาก เราลองมาดูตัวอย่างง่ายๆ กันดีกว่าว่าสูตรนี้มันใช้ทำอะไร มีดียังไงบ้าง?

Table of Contents

• VLOOKUP คืออะไร?
• ลองใช้ VLOOKUP แบบง่ายๆ กัน
• อธิบายการทำงานของสูตร ว่า VLOOKUP ใช้ยังไง
• ข้อควรระวัง
• สรุป

VLOOKUP คืออะไร?

VLOOKUP นั้น เป็นสูตรประเภทที่ใช้ค้นหาข้อมูล (Lookup Formulas) หรือ ในการเชื่อมต่อ (Merge) ข้อมูลระหว่าง 2 ตารางเข้าด้วยกัน และ หนึ่งในการนำมาปรับใช้แบบยอดนิยมที่สุดก็คือ การใช้ VLOOKUP ให้เป็นสูตร Excel ที่ใช้เพื่อให้เราสามารถพิมพ์รหัสแล้วขึ้นชื่อได้นั่นเอง

สมมติคุณได้รับคำสั่งให้ใส่ข้อมูลจากต้นฉบับลงในช่องสีฟ้าของตารางนี้ คุณจะทำด้วยวิธีไหนดี?

• ตารางการซื้อขาย (Transaction) ที่ประกอบไปด้วย
  • รหัสรายการ (Transaction ID)
  • รหัสลูกค้า (Customer ID)
  • ชื่อลูกค้า
  • ชื่อสินค้า
  • จำนวนสินค้าที่ซื้อ
  • ราคาสินค้า
  • ยอดขาย

แน่นอนว่างานนี้ คุณอาจจะคิดว่า พิมพ์เอาเองก็ได้ ไม่เห็นจะยากเลย แต่ถ้าคุณพิมพ์เองทั้งหมด

• เวลาพิมพ์ผิด คุณจะตรวจยังไง
• ถ้าคุณต้องพิมพ์หลายสิบหรือร้อยบรรทัดล่ะ

ไม่ว่าคุณจะเป็นนักพิมพ์ขั้นเทพคีย์บอร์ดแค่ไหน ก็คงปฏิเสธไม่ได้ว่า สิ่งที่คุณมีโอกาสเสียแน่ๆ คือ แรง เวลา และสายตาครับ โดยเฉพาะหากเกิดข้อผิดพลาดแล้วต้องมานั่งไล่ตรวจอีกต่างหาก

ถ้าอย่างนั้น มาทำให้ปัญหาพวกนี้หมดด้วย VLOOKUP ดูมั้ย?

ลองใช้ VLOOKUP แบบง่ายๆ กัน

ถ้าเอาง่ายๆ ก็คือ VLOOKUP จะดึงข้อมูลระหว่าง 2 ตารางเอาไว้ด้วยกันครับ โดยตารางที่เราจำเป็นต้องมี คือ

• “ตารางปลายทาง” ซึ่งก็คือตารางที่เราต้องการใส่ข้อมูล
• “ตารางต้นทาง” ซึ่งเป็นตารางที่เราต้องการค้นหาข้อมูลเพื่อนำไปใส่ปลายทางครับ

ซึ่งระหว่างสองตาราง จะต้องมีคอลัมน์นึงที่เหมือนกัน เพื่อให้ 2 ตารางคุยกันรู้เรื่อง ซึ่งเราจะเรียกว่า Search Key ครับ

แล้วมันช่วยประหยัดเวลายังไงล่ะ?

เพราะ VLOOKUP มีให้ต่อดึงข้อมูลระหว่างสองตาราง ดังนั้น สิ่งที่เราต้องทำก่อนก็คือ….. ไปหาอีกตารางมาเป็น “ต้นทาง” ครับ

ในตัวอย่างนี้ หากมีข้อมูลซื้อขายแล้วต้องใส่ข้อมูลลูกค้า นั่นก็แสดงว่า ตารางต้นทางของเราไปก็คือ “ตารางลูกค้า” หรือ “customer” นั่นเองครับ

ซึ่งในความเป็นจริง คุณอาจจะต้องไปหาตารางมา หรือ สร้างตารางเองนะครับ แต่ในตัวอย่างนี้ ผมขอใช้ตัวอย่างนี้ไปก่อนนะครับ

หลังจากได้ตารางนี้มาแล้ว สิ่งที่ผมอยากจะทำก็คือ ทำให้ผม

“ใส่แค่รหัสลูกค้า แล้วให้ชื่อขึ้นมาเองอัตโนมัติ โดยไม่ต้องพิมพ์ชื่อ”

ดังนั้น ผมจึงต้องเชื่อมระหว่างสองตารางโดยการให้“รหัสลูกค้า” มาเป็น Search Key ซึ่งในตารางต้นทาง ควรอยู่ด้านซ้ายของข้อมูลที่เราต้องการนำมาใช้เสมอ (ในที่นี้คือ “ชื่อ” นั่นเอง) หรือ จะจำง่ายๆ ว่า

“ขี้เกียจพิมพ์อันไหน ก็ให้อันนั้นอยู่ขวา” ก็แล้วกัน เผื่อจะง่ายขึ้น

จากนั้น ในช่องสีฟ้าของตารางแรก

ตรงคอลัมน์“รหัสลูกค้า” ให้ใส่รหัสลูกค้าครับ

ส่วนในคอลัมน์ “ชื่อลูกค้า” ให้ใส่สูตรตามนี้ครับ

=VLOOKUP(B2,customer!$A$1:$B$7,2,)

ซึ่งสูตรนี้ จะไปดึง “ชื่อลูกค้า” มาให้เราโดยอัตโนมัติครับ

จากนั้น เราก็สามารถพิมพ์แค่รหัสลูกค้า แล้วลากสูตรลงไปให้ครบทุกบรรทัด เราก็จะได้ชื่อของลูกค้าทุกคนมานั่นเอง

อธิบายการทำงานของสูตร ว่า VLOOKUP ใช้ยังไง

สูตร VLOOKUP จะมีค่าที่เราต้องใส่  หรือ arguments ตามนี้ครับ

=VLOOKUP(search_key, range, index, [is_sorted])

• search_key คือ ค่าที่เราใส่ เพื่อให้สูตรไปหามาจากอีกตาราง ต้องมีทั้งสองตาราง ในที่นี้คือ “รหัสลูกค้า” ที่เราใส่ครับ
• range คือ ข้อมูลที่เราต้องการให้สูตรไปหามา ส่วนมากจะเป็นตารางแยกไปอีกอันครับ ในที่นี้คือ customer!$A$1:$B$7 เพราะข้อมูลอยู่ในแถบที่ชื่อ customer และข้อมูลอยู่ในช่วง A1 ถึง B7 นั่นเอง โดยตัว search_key ของเราต้องอยู่ในคอลัมน์ซ้ายสุด ในที่นี้คือ “รหัสลูกค้า” ครับ
• index คือ บอกให้สูตรรู้ว่า เราต้องการข้อมูลที่ต้องการ อยู่คอลัมน์ แถวที่เท่าไหร่ นับจาก search_key
• [is_sorted] ไว้จะเขียนให้เพิ่มเติมอีกทีนะครับ แต่ตอนนี้ไม่จำเป็นต้องใส่ครับ

หรือ ถ้าจะจำแบบผม ก็อาจจะจำว่า

“=VLOOKUP(เอาอะไรไปใช้หา, ไปหาจากที่แหล่งไหน, แถวที่เท่าไหร่) “

ประมาณนี้ก็ได้ครับ

แต่ถ้าเราพิมพ์รหัสผิด แล้วระบบค้นหาไม่เจอ มันจะขึ้น Error ว่า #N/A นะครับ ซึ่งก็จะช่วยให้เรากลับมาดูได้ว่า เราพิมพ์ผิดตรงไหนด้วย

ข้อควรระวัง

แต่ถ้าเราพิมพ์รหัสผิด แล้วรหัสที่ผิดดันไปตรงกับรหัสอื่นในตารางต้นทาง จะไม่ขึ้น Error นะครับ อย่าลืมตรวจเช็คให้ดีๆ ด้วย

นอกจากนี้ หากตารางต้นทางนั้น รหัสลูกค้า รหัสไหน ที่มีชื่อลูกค้ามากกว่า 1 VLOOKUP จะดึงมาเฉพาะชื่อแรกนะครับ ดังนั้น การจัดเตรียมข้อมูลในตารางต้นทางให้เหมาะสม ก็เป็นสิ่งที่จำเป็นด้วยเช่นกัน

สรุป

ในบทความนี้ ผมพยายามจะเขียนให้แค่พอเห็นภาพการใช้งานและประโยชน์คร่าวๆ นะครับ

ถ้าใครสนใจด้านการจัดการ หรือ วิเคราะห์ข้อมูลจริงๆ VLOOKUP ยังสามารถต่อยอดให้คุณเข้าการวางโครงสร้างข้อมูลให้ใช้งานได้หลากหลาย แล้วยังเป็น concept ของการวิเคราะห์ฐานข้อมูลที่ทำให้คุณต่อยอดด้วยภาษายอดนิยมอย่าง SQL ได้อีกด้วย

อย่าลืมศึกษาต่อยอดกันด้วยนะครับ แล้วพบกันใหม่ในบทความถัดไปครับ 🙂